MANAGEMENT KANTOR

DESKRIPSI

Manajemen kantor merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi, serta memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna untuk kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen (planning, organizing,actuating and controlling).

Peran manajemen kantor dapat membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan yang efektif dan efisien, membantu bagian lain dalam memberikan pelayanan administrasi, membantu pelayanan peningkatan pelanggan. Jika ketiga peran tersebut dilakukan secara professional maka akan meningkatkan kinerja atau performance perusahaan, membangun image positif dan efisiensi biaya perusahaan yang ahirnya akan meningkatkan keuntungan perusahaan.

Berdasarkan peran tersebut manajemen kantor memiliki posisi yang sangat penting dalam memperlancar kegiatan perusahaan, sehingga para staf, administrasi, sekretaris, kepala bagian atau supervisor, manajer yang terkait dengan manajemen perkantoranperlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya secara terus menerus, sehingga benar-benar mampu dan Profesional sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.

TUJUAN

Tujuan dari kegiatan training ini diharapkan peserta :

(a)     Memahami peran, tugas dan tanggungjawab administrasi kesekretariatan dan sekretaris

(b)     Memahami bagaimana mengelola secretariat dengan efektif

(c)      Memahami pengelolaan waktu yang efektif

(d)     Memahami tentang pengurusan dan pengelolaan surat

(e)     Memahami bagaimana mengelola agenda kerja pimpinan dan mengelola rapat.

(f)       Memahami tentang pengelolaan dan makna dari keuangan dan petty cash

(g)     Memahami bagaimana mengatur perjalanan dinas

(h)     Memahami tentang komunikasi yang efektif

MATERI PELATIHAN

Materi yang akan disampaikan sbb

1. ADMINISTRASI, SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN

• Tujuan dan Fungsi Administrasi Kesekretariatan
• Hubungan Kesekretariatan dengan Kepemimpinan
• Mengelola sekretariat dengan efektif
• Etika sekretaris
• Menjadi sekretaris propfesional
• Tugas dan tanggungjawab sekretaris

2. PRIORITAS PENGELOLAAN WAKTU (DI SEKRETARIAT)

• Bekerja Secara Efisien dan Efektif
• Hal-hal yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja
• Bekerja Secara Profesional

3. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN SURAT

• Pengurusan dan Pengendalian Surat
• Pembagian Surat dan Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali
• Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar

4. PENGELOLAAN AGENDA KERJA PIMPINAN

• Efektifitas Fungsi Agenda Kerja Pimpinan
• Mengatur Jadwal Acara Kegiatan Pimpinan
• Menyusun Jadwal Kegiatan Pimpinan
• Penerapan Fungsi Manajemen

5. HANDLING PETTY CASH (MATERI APLIKATIF)

• Mengelola kas Kecil
• Rekonsiliasi Bank (Bank Reconciliation)
• Internal Control
• Penyajian Dalam Laporan
• Sensitifitas dalam pengelolaan Petty cash

6. PENGELOLAAN RAPAT

• Efektifitas Fungsi Rapat
• Macam dan Tujuan Rapat
• Pengaturan Rapat dan Notula (Notulen) Rapat

7. MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN (TRAVEL ARRANGEMENT)

• Jenis-jenis Perjalanan dinas
• Konsep perjalanan dinas
• Langkah-langkah yang Harus Dilakukan untuk Mengatur Perjalanan Dinas

8. KOMUNIKASI

• Komunikasi internal dan eksternal yang efektif
• Manajemen telepon internal dan eksternal
• Komunikasi dan negosiasi